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E-Rechnung empfangen: Was tun mit einer XRechnung-Datei?
Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen annehmen. Was Sie mit einer XML-Datei im Postfach machen, ohne neue Software zu kaufen.
1. Öffnen
Eine XRechnung ist eine XML-Datei; im Browser oder Editor sieht sie wie Code aus. Ziehen Sie sie in den E-Rechnung-Viewer: Er zeigt sie als normale Rechnung mit Absender, Positionen, Beträgen und Bankverbindung. Die Datei bleibt dabei auf Ihrem Gerät. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung öffnet sich das PDF wie gewohnt.
2. Prüfen
Stimmt die Rechnung formal? Der E-Rechnung-Validator prüft sie nach den offiziellen Regeln (EN 16931 und XRechnung). Fehlen Pflichtangaben, dürfen Sie eine korrigierte Rechnung verlangen; für den Vorsteuerabzug braucht es eine ordnungsgemäße Rechnung.
3. Aufbewahren
Bewahren Sie die Originaldatei auf, nicht nur einen Ausdruck: acht Jahre lang, unveränderbar, so wie sie gekommen ist. Bei ZUGFeRD ist das das PDF mit den eingebetteten Daten.
4. An die Buchhaltung geben
Ihr Steuerberater kann E-Rechnungen meist direkt einlesen. Geben Sie ihm die Originaldateien, nicht das, was der Viewer anzeigt.