XRechnung oder ZUGFeRD? Die Formate einfach erklärt

XRechnung: nur Daten

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei nach dem deutschen Standard der KoSIT. Sie ist für Software gemacht; ohne Viewer sieht man nur Code. Behörden verlangen sie bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, meist mit einer Leitweg-ID als Käuferreferenz.

ZUGFeRD (Factur-X): PDF und Daten in einer Datei

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein normales PDF, in dem die XML-Daten eingebettet sind. Menschen lesen das PDF, Software liest die Daten. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X. Für die E-Rechnungspflicht zählen die Profile EN 16931 (auch „COMFORT“), XRECHNUNG und EXTENDED; die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Daten und gelten nicht als E-Rechnung.

Welches Format brauchen Sie?

• Rechnungen an Behörden: XRechnung (oder was der Auftraggeber vorgibt).
• Rechnungen an Unternehmen: meist ZUGFeRD, weil der Empfänger sie auch ohne Software lesen kann. Fragen Sie im Zweifel nach.
• Kunden in Frankreich: Factur-X, also ZUGFeRD.

Ob eine Datei gültig ist

Ob eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung die offiziellen Regeln erfüllt, prüft der kostenlose E-Rechnung-Validator. Jeder Fehler wird in einfachen Worten erklärt, mit der Stelle, die zu ändern ist (alle Fehlercodes). Eigene Rechnungen in beiden Formaten erstellen Sie mit dem E-Rechnung-Generator.