E-Rechnungspflicht: Wer muss was ab wann?

Empfangen: seit dem 1. Januar 2025 für alle

Jedes Unternehmen in Deutschland muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach; Sie brauchen aber einen Weg, die Datei zu lesen, denn eine XRechnung ist reines XML. Den kostenlosen E-Rechnung-Viewer öffnen Sie im Browser, ohne Konto.

Versenden: Übergangsfristen bis Ende 2027

• 2025 und 2026: Sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schicken (PDF mit Zustimmung des Empfängers).
• 2027: Nur noch Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen Papier- oder PDF-Rechnungen schicken. Größere Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen (EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 möglich).
• Ab dem 1. Januar 2028: Für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen gilt die E-Rechnung.

Wer ausgenommen ist

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) und Fahrausweise.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
• Rechnungen an Privatkunden und an Unternehmen im Ausland sind nicht betroffen.
• Bestimmte steuerfreie Leistungen (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG).

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software lesen kann: eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung (ab dem Profil EN 16931). Ein normales PDF, ein Scan oder eine Word-Datei ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Den Unterschied der Formate erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD?.

Was Sie jetzt tun sollten

• Prüfen Sie, ob Sie eingehende E-Rechnungen lesen und im Original (XML) aufbewahren können: acht Jahre lang.
• Planen Sie das Versenden spätestens für 2027 (über 800.000 € Umsatz) oder 2028.
• Testen Sie eine eigene E-Rechnung: Mit dem E-Rechnung-Generator erstellen Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung kostenlos, geprüft nach den offiziellen Regeln.