BR-DE-15 XRechnung: Käuferreferenz (Leitweg-ID) fehlt

Eine XRechnung braucht die Käuferreferenz (BT-10). Bei öffentlichen Auftraggebern ist das die Leitweg-ID; bei Unternehmen jede Referenz, die man Ihnen nennt, etwa eine Bestell- oder Kostenstellennummer.

Was die Prüfregel sagt

Das Element "Buyer reference" (BT-10) muss übermittelt werden.

Offizieller Wortlaut der Prüfregel (CEN / KoSIT). Die Regeln der EN 16931 sind auf Englisch, die deutschen XRechnung-Regeln auf Deutsch veröffentlicht.

Warum der Fehler auftritt

Eine XRechnung muss die Käuferreferenz (BT-10) enthalten. Öffentliche Auftraggeber leiten die Rechnung damit an die richtige Stelle weiter und lehnen Rechnungen ohne sie ab.

So beheben Sie ihn

Fragen Sie Ihren Kunden nach der Leitweg-ID (bei Behörden, etwa 04011000-12345-03) oder der gewünschten Referenz (bei Unternehmen oft Bestell- oder Kostenstellennummer) und tragen Sie sie als Käuferreferenz ein.

Gilt für

Nur XRechnung (deutsche Regeln der KoSIT).

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Das ist der häufigste Grund, aus dem Behörden eine XRechnung ablehnen. Die Käuferreferenz sagt ihrem Rechnungsportal, für welche Stelle die Rechnung bestimmt ist. Bei Behörden ist das die Leitweg-ID, eine Adressierung aus bis zu drei Teilen: Grobadressierung (etwa Bundesland oder Bund), optionale Feinadressierung für die Dienststelle und eine zweistellige Prüfziffer, zum Beispiel 04011000-12345-03.

Die Leitweg-ID erhalten Sie vom Kunden: Sie steht meist im Auftrag, im Vertrag oder in den Rechnungshinweisen. Man kann sie weder nachschlagen noch selbst bilden, und eine falsche wird genauso abgelehnt wie eine fehlende. Bei öffentlichen Auftraggebern dient sie oft zugleich als elektronische Adresse (BT-49) mit Schema 0204.

Unternehmen, die eine XRechnung verlangen, nennen als Referenz meist eine Bestellnummer, Kostenstelle oder einen Ansprechpartner. Das Feld darf nicht leer sein oder nur aus Leerzeichen bestehen.

Die betroffenen Felder

BT-10 Käuferreferenz: CII ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:BuyerReference; UBL cbc:BuyerReference

Typische Situationen

Die erste XRechnung an einen neuen öffentlichen Auftraggeber, bevor jemand nach der Leitweg-ID gefragt hat.
Die Leitweg-ID wurde in die Bestellreferenz oder die Bemerkung geschrieben.
Ein Geschäftskunde hat eine XRechnung verlangt, und die Käuferreferenz blieb leer.

Beispiel

Die Käuferreferenz in CII:

<ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
  <ram:BuyerReference>04011000-12345-03</ram:BuyerReference>
  ...
</ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>